Ofis taşımacılığı neleri kapsar?
Ofis taşımacılığı; çalışma masaları, sandalyeler, dolaplar, toplantı masaları, arşiv dolapları, bilgisayar ve çevre birimleri, yazıcılar, mutfak ekipmanı, dekorasyon parçaları ve evrak kolilerinin eski adresten yeni adrese, iş sürekliliği gözetilerek taşınmasıdır. Ev taşımadan farkı, eşyanın çok sayıda kişiye ait olması ve her parçanın yeni ofiste belirli bir yere gitmesi gerektiğidir.
Biz 20 yıllık tecrübemizle ofis taşımalarını bir proje gibi yürütüyoruz. Keşif, yazılı plan, etiketleme, paketleme, sigortalı taşıma, kurulum ve teslim kontrolü tek bir sözleşmenin içinde yer alır. Böylece sizin tarafınızda süreci takip edecek tek bir sorumlu kişi yeterli olur.
Keşif: doğru planın başladığı yer
Ücretsiz keşifte proje sorumlumuz ofisinizi gezer ya da görüntülü görüşmeyle inceler. Bu görüşmede yalnızca eşya sayılmaz; taşımanın gidişatını belirleyecek tüm ayrıntılar not edilir. Hangi mobilyanın sökülmesi gerektiği, hangi dolabın sabitlendiği, arşivin kaç koli tutacağı, IT ekipmanının nasıl ayrılacağı bu aşamada netleşir.
Yeni ofisin adresi de keşfin parçasıdır. Bina girişindeki kurallar, yük asansörü, kapı genişlikleri ve aracın yanaşabileceği nokta bilinmeden yapılan plan taşıma günü sürpriz çıkarır. İki binayı da gördükten sonra size kalemleri ayrı gösteren yazılı bir teklif sunarız.
- Masa, sandalye, dolap ve toplantı mobilyalarının sayımı
- Söküm gerektiren mobilyaların tespiti
- Arşiv ve evrak hacminin tahmini
- IT ekipmanı, yazıcı ve hassas cihazların listesi
- İki binadaki asansör, yükleme alanı ve izinli saatler
- Yeni ofisin yerleşim planı ve oda numaraları
Yerleşim planı ve etiketleme
Ofis taşımalarındaki karışıklığın büyük kısmı, eşyanın doğru taşınıp yanlış yere bırakılmasından doğar. Bunu önlemek için yeni ofisin yerleşim planı üzerinde her odaya ve her masaya bir numara veriyoruz. Eski ofisteki her mobilya, koli ve cihaz bu numaraya göre etiketlenir.
Taşıma günü ekip, etikete bakarak her parçayı doğrudan ilgili odaya götürür. Yeni ofisin kapılarına da aynı numaralar asılır. Böylece çalışanlarınız pazartesi sabahı kolilerini aramak yerine doğrudan masalarına oturur.
Çalışanlara düşen görevler
İyi bir ofis taşımasında çalışanların yükü azdır ama net olmalıdır. Herkes kendi masasındaki kişisel eşyaları ve çekmece içeriğini, verdiğimiz kolilere yerleştirip üzerine etiketini yapıştırır. Bilgisayar kullanıcılarının dosyalarını kaydedip cihazlarını kapatması, kişisel değerli eşyaları ise yanında taşıması önerilir.
Taşımadan bir iki gün önce kısa bir bilgilendirme notu hazırlamanızı öneririz: hangi gün paketleme yapılacak, son çalışma saati ne zaman, yeni ofiste ilk gün nereye gelinecek. Bu notun içeriğini planlama sırasında birlikte netleştirebiliriz.
Taşıma günü
Ekibimiz belirlenen saatte gelir, önce koridor ve asansör korumalarını yerleştirir. Mobilyalar sökülür, cam ve hassas yüzeyler sarılır, bilgisayar ve ekranlar ayrı korunur. Yükleme, yeni ofiste önce lazım olacak eşya en son yüklenecek şekilde sıralanır; böylece boşaltmada ilk inen parça ilk kurulacak olandır.
Yeni ofiste mobilyalar kurulur, kolilerle cihazlar etiketlerindeki odalara bırakılır. İsterseniz kolilerin açılması ve boş ambalajın toplanması da kapsamda yer alabilir. Teslimden önce yerleşim planı üzerinden birlikte son kontrol yapılır.
Tek seferde mi, bölüm bölüm mü?
Küçük ve orta ölçekli ofisler çoğu zaman tek seferde, bir akşam ya da bir hafta sonu içinde taşınır. Daha büyük şirketlerde ya da kesintisiz çalışması gereken birimlerde taşıma bölüm bölüm planlanabilir: önce arşiv ve az kullanılan alanlar, ardından departmanlar sırayla.
Hangi yolun uygun olduğu, işinizin kesintiye ne kadar dayanabildiğine bağlıdır. Keşifte bunu sizinle konuşur, iki seçeneğin takvimini ve maliyetini ayrı ayrı gösteririz.
