Cihaz taşımada iş bölümü
Başarılı bir IT taşımasında iş bölümü baştan net olmalıdır. Sistemlerin kapatılması, yedeklerin alınması, kabloların sökülmesi, yeni ofiste ağ ve bağlantıların kurulması genellikle şirketinizin IT ekibinin ya da çalıştığınız IT firmasının işidir. Bizim işimiz ise cihazların fiziksel güvenliğidir: doğru paketleme, doğru yükleme, sarsıntıdan korunma, sigortalı taşıma ve doğru noktaya teslim.
Bu iş bölümünü keşifte yazıya döküyoruz. Hangi cihazı kimin sökeceği, hangi saatte bizim ekibe teslim edileceği ve yeni ofiste nereye bırakılacağı plana yazılır. Böylece taşıma günü 'bunu kim sökecekti' sorusu sorulmaz.
Bilgisayar ve ekranlar
Masaüstü kasalar, dizüstü bilgisayarlar ve ekranlar diğer eşyalardan ayrı paketlenir. Ekranlar yüzey koruyucu malzemeyle sarılır ve dik taşınır; kasalar darbelere karşı korunur. Klavye, fare ve kablo gibi küçük parçalar her kullanıcının kendi etiketli kolisine ya da poşetine konur.
Her cihaz, ait olduğu masanın numarasıyla etiketlenir. Yeni ofiste cihaz doğrudan o masaya bırakılır. Dizüstü bilgisayarların ve kişisel veri taşıyan cihazların çalışanların kendisi tarafından taşınmasını öneririz; bu, veri güvenliği açısından en basit önlemdir.
Server ve sistem dolapları
Sunucular ve sistem dolapları ofisin en değerli ve en hassas parçalarıdır. Taşımadan önce IT ekibinizin yedekleri alması, sistemleri usulüne uygun kapatması ve gerekiyorsa sunucuları kabinden çıkarması gerekir. Kabinin dolu hâlde mi, boşaltılarak mı taşınacağı cihazın yapısına göre IT ekibinizle birlikte kararlaştırılır.
Bizim tarafımızda server ve kabinler ayrı yüklenir, devrilmeye ve sarsıntıya karşı sabitlenir, diğer yüklerin altında kalmaz. Yükleme ve boşaltma sırasında IT sorumlunuzun yanımızda bulunmasını öneririz. Yeni ofiste kabin, sistem odasındaki yerine bırakılır.
- Taşımadan önce yedek alınması ve sistemlerin kapatılması (IT ekibiniz)
- Kabin içi cihazların durumuna karar verilmesi (IT ekibiniz ile birlikte)
- Darbeye karşı paketleme ve araçta sabitleme (ekibimiz)
- Diğer yüklerden ayrı yükleme ve öncelikli boşaltma (ekibimiz)
- Sistem odasına teslim ve teslim listesinin imzalanması
- Yeni ofiste bağlantı ve açılış (IT ekibiniz)
Yazıcı, fotokopi ve diğer cihazlar
Büyük yazıcılar ve fotokopi makineleri ağırdır ve iç parçaları hassastır. Bu cihazların bir kısmı kiralıktır ve taşınmadan önce servis firmasının cihazı taşımaya hazırlaması gerekebilir. Keşifte kiralık cihazlarınızı listeliyor, servis firmasıyla koordinasyon gerekip gerekmediğini birlikte kontrol ediyoruz.
Telefon santrali, güvenlik kayıt cihazı, toplantı odası ekranları ve projeksiyon gibi ekipmanlar da ayrı listelenir. Duvara monte edilmiş ekranların sökülmesi ve yeni ofiste montajı kapsamda olacaksa teklifte ayrıca yazılır.
Envanter listesi ve teslim kontrolü
IT taşımasında güven, listeyle başlar ve listeyle biter. Taşınacak cihazlar eski ofiste sayılır ve listelenir; yeni ofiste aynı liste üzerinden teslim edilir. Teslim sırasında IT sorumlunuzla birlikte cihazların sayısını ve dış durumunu kontrol ediyoruz.
Taşıma sigortalıdır. Ancak sigorta, veri kaybına karşı bir önlem değildir; bu yüzden yedek alma adımı hiçbir zaman atlanmamalıdır. Biz fiziksel güvenliği, IT ekibiniz veri güvenliğini sağladığında taşıma sorunsuz tamamlanır.
Planlama için hazırlamanız gerekenler
Keşiften önce IT ekibinizden kabaca bir cihaz listesi istemeniz işi hızlandırır: kaç masaüstü, kaç ekran, kaç yazıcı, sistem odasında neler var. Yeni ofisin sistem odası ve masa düzeni belliyse onu da paylaşın. Bu bilgilerle size kalemleri ayrı gösteren yazılı bir teklif ve taşıma planı hazırlarız.
