1. Bir sorumlu belirleyin
Ofis taşımasında en sık görülen sorun, herkesin bir şeyden haberdar olup kimsenin sorumlu olmamasıdır. İlk adım, şirket içinde taşımanın sahibi olacak bir kişi belirlemektir. Bu kişi nakliye firmasıyla, bina yönetimleriyle, IT ekibiyle ve çalışanlarla iletişimi yürütür; kararları toplar ve plana işler.
Büyük şirketlerde her departmandan bir temsilci seçmek işi kolaylaştırır. Departman temsilcileri kendi ekiplerinin paketlemesini takip eder, sorunları sorumluya iletir. Nakliye tarafında da tek bir proje sorumlusu ile çalışmak, bilgilerin dağılmasını önler.
2. Takvimi tersten kurun
Takvimin sabit noktası genellikle eski ofisin teslim tarihi ya da yeni ofisin hazır olacağı gündür. Planı bu tarihten geriye doğru kurun: taşıma günü, ondan önce paketleme, ondan önce koli dağıtımı, ondan önce keşif ve teklif. Yeni ofiste tadilat varsa, tadilatın gecikme ihtimalini de takvime payı olarak ekleyin.
Ay sonları ve kira dönemlerinin başlangıcı taşıma firmaları için yoğun dönemlerdir. İstediğiniz hafta sonunu almak için tarihi mümkün olduğunca erken netleştirin.
- Eski ofis teslim tarihi ve yeni ofis hazır olma tarihi
- Keşif ve yazılı teklif
- Bina yönetimlerinden taşıma izni
- Koli ve etiketlerin dağıtımı
- Arşiv ve az kullanılan alanların önden paketlenmesi
- Taşıma ve kurulum günleri
- Teslim kontrolü ve eksiklerin giderilmesi
3. Envanter ve eleme
Taşıma, ofisteki fazlalıklardan kurtulmak için en iyi fırsattır. Yıllardır açılmayan dolaplar, kırık sandalyeler, kullanılmayan eski cihazlar ve saklama süresi dolmuş evraklar yeni ofise taşınmamalıdır. Taşımadan önce bir envanter çıkarın ve her parçayı üç gruba ayırın: taşınacak, depolanacak, elden çıkarılacak.
Eleme yaparken saklama yükümlülüğü olan evraklar konusunda muhasebe ve hukuk birimlerinizin görüşünü alın. Elden çıkarılacak cihazlarda veri silme işlemini IT ekibinizin yapmasını sağlayın. Yeni ofise sığmayan ama ileride lazım olacak parçalar için depolama seçeneğini planlamanın başında düşünün.
4. Yeni ofisin yerleşim planı
Yerleşim planı, taşıma günü ekibin elindeki haritadır. Kim nerede oturacak, toplantı odası mobilyaları nereye gidecek, arşiv dolapları hangi odaya konacak, yazıcılar nerede duracak: bunlar taşımadan önce kararlaştırılmalıdır. Planda her odaya ve masaya bir numara verin.
Planı, mobilyaların yeni ofise sığıp sığmadığını kontrol etmek için de kullanın. Büyük toplantı masaları, köşe dolaplar ve arşiv rafları bazen yeni binanın kapı ya da asansör ölçülerine takılır. Keşifte bu ölçüleri birlikte kontrol ediyoruz.
5. IT ve arşiv için ayrı alt planlar
Bilgisayar ve sunucular ile arşiv evrakları, ofis taşımasının iki özel alanıdır. IT için yedekleme, kapatma, söküm ve yeniden kurulum adımlarının kimde olduğunu yazın. Arşiv için kolilerin nasıl numaralanacağını, hangi kolinin hangi dolaba gideceğini ve gizlilik gerektiren dosyaların nasıl kapatılacağını belirleyin.
Bu iki alt planı ana takvime bağlayın. Örneğin arşivi taşıma haftasından önce paketlemek, son günlerin yükünü belirgin biçimde hafifletir.
6. Çalışanları bilgilendirin
Çalışanlar ne zaman paketleyeceklerini, son çalışma saatini, yeni adresi, ilk gün nereye geleceklerini ve kime soru soracaklarını bilmelidir. Bunu kısa ve net bir notla, taşımadan bir iki hafta önce paylaşın; birkaç gün önce de hatırlatın.
Koli etiketlemenin nasıl yapılacağını gösteren basit bir örnek, karışıklığı büyük ölçüde azaltır. Kişisel ve değerli eşyaların çalışanlar tarafından taşınması gerektiğini de nota ekleyin.
7. Teslim kontrolü ve kapanış
Taşıma bittiğinde yerleşim planı ve envanter üzerinden bir tur atın. Her oda, her masa ve her cihaz listeyle karşılaştırılır. Eksik ya da yanlış yere bırakılmış parça varsa hemen not edin ve düzeltilmesini isteyin. Eski ofisin boş ve temiz teslim edildiğini de kontrol edin.
Bu planın her adımını sizinle birlikte yürütüyoruz. Ücretsiz keşif için 444 4 092'yi arayabilir ya da formu doldurabilirsiniz.
