Etiketleme neden bu kadar önemli?
Bir ofiste aynı tip yüzlerce parça bulunur: birbirine benzeyen masalar, aynı model sandalyeler, aynı renkte dolaplar ve aynı boy koliler. Taşıma sırasında bu parçaların doğru taşınması yetmez; yeni ofiste doğru yere gitmesi gerekir. Etiket, bir parçanın nereden geldiğini ve nereye gideceğini söyleyen tek bilgidir.
İyi bir etiket sistemi taşıma günü soru sorulmasını gereksiz kılar. Ekipteki herkes etikete bakarak parçayı doğru odaya götürür; yeni ofiste çalışanlar da kolilerini ararken zaman kaybetmez.
Basit ve işe yarayan bir etiket sistemi
Karmaşık sistemler taşıma günü kafa karıştırır. En iyi sonuç veren yöntem, yeni ofisteki yere dayalı bir numaradır. Her kat bir harf, her oda bir numara, her masa bir sıra numarası alır. Örneğin bir etiket, parçanın yeni ofisin hangi katına, hangi odasına ve hangi masasına gideceğini gösterir.
Departmanlara farklı renkte etiket vermek, boşaltma sırasında ayırmayı hızlandırır. Yeni ofisin oda kapılarına da aynı numaraların asılması, etiketi kapıyla eşleştirmeyi kolaylaştırır.
- Etiket parçanın gideceği yeri göstermeli, geldiği yeri değil
- Her koliye en az iki yüzden etiket yapıştırılmalı
- Mobilyanın sökülen parçaları aynı numarayla işaretlenmeli
- Vida ve küçük bağlantı parçaları etiketli poşetlerde saklanmalı
- Yeni ofisin kapılarına aynı numaralar asılmalı
Demirbaş listesi ile etiketleri eşleştirmek
Birçok şirketin muhasebe ya da idari işler biriminde bir demirbaş listesi bulunur. Taşıma, bu listeyi güncellemek için iyi bir fırsattır. Taşınacak her demirbaşın listedeki kaydını etiket numarasıyla eşleştirirseniz, taşıma sonunda hem envanteriniz güncellenmiş hem de her parçanın yeni yeri kayıt altına alınmış olur.
Elden çıkarılacak ya da depoya gidecek demirbaşları da listede ayrıca işaretleyin. Böylece taşımadan sonra 'o dolap nereye gitti' sorusunun cevabı her zaman yazılı olarak bulunur.
Arşiv kolilerinin hazırlanması
Arşiv evrakı ağırdır ve düzeni bozulduğunda yeniden kurmak çok zaman alır. Bu yüzden arşiv kolileri dolaptaki sırayı koruyacak şekilde doldurulmalı ve numaralanmalıdır. Her koliye, hangi dolabın hangi rafından geldiğini ve yeni ofiste hangi dolaba gideceğini gösteren bir numara verin.
Arşiv kolilerini fazla doldurmayın; ağır koliler hem taşıyanı zorlar hem de alttan açılabilir. Klasörleri dik yerleştirin, boşlukları kâğıtla doldurun. Arşiv paketlemesini taşıma haftasından önce bitirmek, son günlerin temposunu belirgin biçimde rahatlatır.
Gizli evrak ve kişisel veri içeren dosyalar
Personel dosyaları, sözleşmeler, muhasebe kayıtları ve müşteri bilgisi içeren evraklar özel dikkat ister. Bu kolilerin şirket personeliniz tarafından kapatılmasını, bantlanmasını ve içeriğini belli etmeyen bir numarayla işaretlenmesini öneririz. Koli üzerinde içerik yazmak yerine, içeriğin yalnızca sizin elinizdeki listede bulunması daha güvenlidir.
Bu koliler ayrı sayılır, ayrı listelenir ve teslim alınırken sayıları birlikte kontrol edilir. Yeni ofiste de kilitli dolaplara ya da belirlediğiniz odaya doğrudan teslim edilir. Ekibimiz kolileri açmaz; paketleme sizin personeliniz tarafından yapılır.
Kilitli dolaplar ve anahtarlar
Taşıma sonrası en sık duyulan şikâyetlerden biri kaybolan dolap anahtarlarıdır. Kilitli dolapların anahtarlarını taşımadan önce toplayın, dolap numarasıyla eşleştirilmiş etiketli bir zarfta saklayın ve bu zarfı şirket sorumlunuzun yanında taşıyın. Dolapların içi boşaltılarak taşınmalıdır; dolu dolap hem ağırlaşır hem de kapakları zarar görebilir.
Etiket ve koliyi biz sağlıyoruz
Keşiften sonra ihtiyacınız kadar koli, etiket ve paketleme malzemesini taşımadan önce ofisinize teslim ediyoruz. Etiket sistemini yerleşim planınıza göre birlikte kuruyor, çalışanlarınız için örnek bir etiketleme açıklaması hazırlıyoruz. Ücretsiz keşif için 444 4 092'yi arayabilirsiniz.
